How to: Simplicate data ontsluiten naar Klipfolio

18 februari 2020 | 2 minuten leestijd

Een aantal van onze klanten en ook wijzelf gebruiken Simplicate. Simplicate is een handige  tool voor CRM, urenregistratie en facturatie. Super voor de operationele handelingen. Binnen de tool zijn handige rapportagemogelijkheden en ook is het mogelijk om data te downloaden naar excel. Hiermee kun je als gebruiker veel vragen beantwoorden.

Rapportages uit Simplicate

Maar soms wil je bepaalde informatie uit Simplicate even snel zien en niet een paar keer klikken, een rapport downloaden en een draaitabel in excel maken. Of je wil graag je Simplicate data in context zien met andere data. In dat geval is Klipfolio mogelijk een oplossing. Immers: Klipfolio is een handige tool voor dashboarding. En Simplicate heeft een API. Dus zo gepiept, toch?

API van Simplicate

Het klopt inderdaad dat Simplicate een API heeft, met ook nog eens een uitgebreide beschrijving. En die data kunnen we zeker voor je in Klipfolio krijgen en daar combineren met andere data.
Maar soms heb je veel data nodig. Heel veel. Vooral de ‘uren’ (hours) kunnen nogal oplopen in aantallen. Zeker als er veel medewerkers zijn en je over langere periodes wil rapporteren. De limiet van 100 records in een API call kan dan echt een uitdaging vormen. De trucjes die we soms in Klipfolio kunnen uithalen, met loopjes en dynamische datasources, kunnen dan soms geen goed antwoord bieden. 

Maar wat als we veel data hebben?
Voor die situaties hebben we een andere oplossingsrichting bedacht. Deze oplossingsrichting maakt gebruik van de tool Dataddo. In Dataddo maak je de juiste koppelingen naar Simplicate en Dataddo haalt de data op. Deze data in Dataddo kun je dan weer vanuit Klipfolio benaderen met API endpoints die je zelf aanmaakt in Dataddo.
Maar het kan nog een stapje verder. Ook kunnen we Dataddo de data weer laten wegschrijven naar bijvoorbeeld Google Big Query.  Daar bouwen we dan een database met historie op. En deze data is dan weer te benaderen vanuit Klipfolio middels SQL.

Het is dus niet nodig om development kracht in te zetten voor deze technische koppeling. We maken gewoon gebruik van bestaande tooling. 

En wat kun je daarmee?
Deze oplossing hebben we inmiddels voor een paar klanten naar volle tevredenheid uitgerold. Zij kunnen nu eenvoudig rapporteren op uren en omzetten op basis van een aantal filters die zij zelf bepalen, zoals medewerker, project, datums.  De oplossing met Google Big Query maakt het ook mogelijk om situaties uit het verleden te kunnen zien. Zo kun je bijvoorbeeld 2 peilmomenten vergelijken met elkaar en de verschillen rapporteren. Dit is niet mogelijk met de dashboarding binnen Simplicate zelf. Deze input is wellicht goede gespreksstof bij de evaluatie van projecten. 

Als je vragen hebt over de koppeling van Simplicate naar Klipfolio of als je interesse hebt in een Klipfolio dashboard waar (onder andere) Simplicate data in moet komen? Neem dan gerust contact op! Wij helpen je graag. We zijn inmiddels zeer bedreven in beide pakketten en vinden het erg leuk om je verder te helpen.

 

Lees hier de usecase van KAW Architekten en Adviseurs.