Een belangrijk onderdeel ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen is de zogenaamde bedrijfssoftware of business software. Dit is software die bedrijfsonderdelen kan ondersteunen met onderdelen zoals tijdregistratie, verkoop, HRM, CRM, facturatie en projectbeheer. Waar dit in het verleden vaak per bedrijfsonderdeel per bedrijf op maat werd gemaakt, wat erg kostbaar was en eigenlijk onnodig omdat veel van dit soort processen binnen bedrijven er hetzelfde uitzien, zijn de pakketten tegenwoordig zo uitgebreid dat verschillende onderdelen binnen één systeem vallen. Bovendien zijn de verschillende onderdelen met elkaar verbonden, zodat er geen koppelingen nodig zijn tussen deze onderdelen en de bijbehorende systemen. Een pakket dat wij, i-spark, goed kennen en waar we veel mee werken is Simplicate. We gebruiken de gegevens uit deze software om klanten inzicht te geven in hun verschillende onderdelen, maar we gebruiken dit pakket ook intern als onze bedrijfssoftwareoplossing.
Naast alle voordelen van een bedrijfssoftwarepakket zoals Simplicate, zijn er ook enkele uitdagingen in de zin van het creëren van inzichten. De uitdagingen die we zien zijn vooral het creëren van goede inzichten en de moeite die je moet doen om dit elke keer weer voor elkaar te krijgen. In principe kun je daar alle gegevens vinden waarin je geïnteresseerd bent. Meestal zijn dit tabellen of grafieken waaruit je een aantal metrics voor 1 dimensie kunt halen. Bijvoorbeeld, per medewerker het aantal geplande uren, beschikbare uren, geregistreerde factureerbare en niet-factureerbare uren, voor een bepaalde periode waarop je hebt gefilterd. Maar als je een team wilt vergelijken met een ander team, misschien van het afgelopen jaar, gegroepeerd per maand, dan moet je de gegevens exporteren en samenklikken in een draaitabel in Excel. Een ander voorbeeld is inzicht in de omzet of mogelijke omzet. Vergelijkbare inzichten kunnen worden gecreëerd voor verschillende onderdelen, zoals facturering, te factureren omzet op lopende projecten en verkoop. Als je dit wilt samenvoegen in een handig overzicht, gegroepeerd per week/maand/jaar, moet je de juiste gegevens aanklikken en samen filteren, de gegevens exporteren en kopiëren/plakken naar een draaitabel in bijvoorbeeld Excel. En als je het de volgende maand weer wilt doen, moet je het hele proces weer herhalen.
Als oplossing voor deze problemen hebben we voor verschillende klanten dashboards gemaakt waarin de nodige inzichten worden samengebracht in een duidelijk overzicht. De gegevens worden benaderd via een API en uiteindelijk weergegeven in Klipfolio. Theoretisch kun je de API-aanroepen rechtstreeks in Klipfolio doen, maar vanwege de limieten die de grootte van de opgehaalde gegevens per oproep beperken, is dit geen goed werkbare aanpak. Het meest extreme voorbeeld is het ophalen van de geregistreerde uren. Dit zijn grote aantallen en ze groeien erg snel met meerdere werknemers. Om een hele geschiedenis op te halen, zijn honderden tot duizenden API-verzoeken nodig en omdat je in Klipfolio één API-aanroep met één ‘bron’ kunt doen, kun je al zien hoe onwerkbaar dit is.
Hiervoor hebben we een SmartDataPack gemaakt met een tool die de verschillende API-aanroepen voor ons uitvoert door ze automatisch na elkaar uit te voeren. Zelfs wanneer de gegevens van Simplicate groeien, wordt het aantal API-verzoeken automatisch uitgebreid, zodat alle gevraagde gegevens daadwerkelijk aankomen. Vervolgens brengen we de opgehaalde gegevens over naar Google BigQuery, waar alle gegevens worden opgeslagen. Omdat Klipfolio een ingebouwde Google BigQuery-connector heeft, is het ophalen van de gegevens heel eenvoudig.
Ben je geïnteresseerd in de gegevens die we kunnen halen uit de tools die je gebruikt? Of hoe we een gecentraliseerd rapport voor je kunnen maken? Neem gerust contact met ons op!
neem contact op« back to SmartDataPack